Country Garden: Thúc đẩy chuyển đổi số trong tài chính

Giới thiệu

Country Garden được thành lập vào năm 1994 với chỉ 5 nhân viên. Công ty bắt đầu phát triển bằng cách mua lại dự án "Country Garden". Công ty đã niêm yết vào năm 2007 và hiện có gần 200.000 nhân viên. Công ty đã mang đến diện mạo đô thị hiện đại cho hơn 1.200 thị trấn và đã được niêm yết trên Fortune Global 500.

lý lịch

Country Garden có hơn 1.700 đơn vị kế toán tài chính trong toàn bộ tập đoàn. Riêng mảng kinh doanh bất động sản có thể được chia thành 32 khu vực và 9 công ty ở các thành phố hạng nhất và hạng hai. Có 10 đơn vị kinh doanh khác, bao gồm các công ty bất động sản, khách sạn và trường học, liên quan đến các công ty niêm yết và không niêm yết. Với rất nhiều đơn vị kế toán và nhiều lĩnh vực khác nhau, việc sáp nhập các hệ thống tài chính của bất kỳ đơn vị nào ở nhiều khu vực là một thử thách nghiêm trọng.

Với sự tiến bộ của công nghệ số, nhiều hệ thống kinh doanh trong doanh nghiệp không chỉ tạo ra lượng dữ liệu lớn mà còn hình thành nên nhiều chứng từ kế toán gốc quan trọng.Là cơ sở quan trọng để ghi chép và phản ánh sự phát triển của doanh nghiệp, số lượng chứng từ kế toán gốc đã tăng lên đáng kể theo sự gia tăng liên tục của các loại hình doanh nghiệp. Khi Country Garden Group tiếp tục mở rộng quy mô và đa dạng hóa và đổi mới kinh doanh của mình,Số lượng chứng từ gốc được tạo ra trong hệ thống tài chính là vô số.Điều này gây ra nhiều bất tiện cho việc quản lý hồ sơ kế toán của công ty.

• Đầu tiên,Chi phí caoMô hình quản lý lưu trữ kế toán truyền thống có khối lượng công việc lớn về thu thập, quản lý, rà soát, không chỉ tốn quá nhiều nguồn nhân lực mà còn tiêu tốn một lượng lớn vật tư tiêu hao.
• Thứ hai,Hiệu quả thấpPhương pháp quản lý lưu trữ thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của người dùng trong việc truy vấn, tìm kiếm, làm giảm hiệu quả công việc.
• Hơn nữa,Rủi ro an toàn caoTài liệu lưu trữ giấy truyền thống dễ bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ, bảo quản, không thể theo dõi kịp thời sau khi mượn, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính an toàn của tài liệu lưu trữ.
• cuối cùng,Sử dụng hạn chếDo những hạn chế khách quan về khó khăn trong việc huy động chứng từ gốc nên doanh nghiệp gặp nhiều cản trở trong việc chia sẻ, phân tích thông tin lưu trữ, ảnh hưởng lớn đến sự phát triển kinh doanh.

Giải pháp

1. Mô hình chia sẻ tài chính mới · Xử lý kinh doanh hợp lý

Sau khi lắng nghe nhu cầu của Country Garden, Yonyou đã đề xuấtTrung tâm dịch vụ chia sẻ tài chínhCái gọi là dịch vụ chia sẻ là mô hình quản lý tách biệt kế toán, quyết toán quỹ và biên soạn báo cáo của công ty liên kết thông qua việc tích hợp hiệu quả nhân sự tài chính, doanh nghiệp và quy trình, và xử lý tập trung chúng bởi trung tâm dịch vụ chia sẻ tài chính theo các quy trình và tiêu chuẩn thống nhất. Thông qua phân công lao động chuyên nghiệp, hoạt động chuẩn hóa và mô hình kế toán tự động, hiệu quả công việc, chất lượng công việc và sự hài lòng trong công việc được cải thiện. Hệ thống dịch vụ này tích hợp hiệu quả nhân sự tài chính, doanh nghiệp tài chính và quy trình tài chính, đạt được nhân sự tinh gọn, dịch vụ kế toán chuyên nghiệp hơn, kế toán và quyết toán tập trung và xử lý kinh doanh hợp lý.

Việc xây dựng trung tâm tài chính chung đã mang lại những giá trị sau cho Country Garden:

• Về mặt chuẩn hóaCountry Garden thống nhất việc thể hiện một lượng lớn nội dung và văn bản, đồng thời thống nhất việc mã hóa dữ liệu trong quá khứ.
• Về mặt chi phí, nhiều công việc lặt vặt bắt đầu được tập trung hóa, phối hợp với nhiều phòng ban khác nhau để thực hiện tiếp thị, quản lý hợp đồng, tính thuế, v.v.
• Về mặt quản lýTừ khi ứng dụng hệ thống này đạt được chuẩn hóa, tính xác thực của dữ liệu tài chính đã được cải thiện đáng kể. Bây giờ, sau khi tìm kiếm một lượng lớn dữ liệu, những người ra quyết định có thể xem xét dữ liệu tài chính theo thời gian thực để hỗ trợ các quyết định quan trọng.

2. Hệ thống hồ sơ kế toán điện tử · Quản lý toàn bộ quy trình không cần giấy tờ

Với sự chỉ đạo mạnh mẽ của chính sách quốc gia và sự dẫn dắt của xu hướng ngành, kết hợp với ảnh hưởng của các yếu tố bên trong và bên ngoài, Country Garden đã hành động nhanh chóng và bắt đầu chuẩn bị cho dự án lưu trữ kế toán điện tử.Với tư cách là nhà cung cấp sản phẩm và triển khai dự án này, Yonyou đã làm việc với nhóm dự án Country Garden để đảm bảo hệ thống được triển khai suôn sẻ.

Về tiêu chuẩn quản lý lưu trữ điện tử, Country Garden đã chia thành bốn lĩnh vực chính:Phiếu mua hàng, sổ kế toán, báo cáo và các tài liệu khác,Ngoài 5 tiểu lĩnh vực chứng từ, 64 quy trình thứ cấp và hơn 300 quy trình bậc ba. Về nội dung lưu trữ, họ đã sắp xếp các yêu cầu lưu trữ theo yêu cầu của chính sách kế toán quốc gia và thông số kỹ thuật quy trình kinh doanh để hình thành thông số kỹ thuật quản lý lưu trữ kế toán điện tử thống nhất cho toàn bộ tập đoàn.

Từ khi bắt đầu phân loại nhu cầu vào tháng 8 năm 2019, đến phát triển và thử nghiệm hệ thống vào tháng 9, xác nhận chuyển đổi dữ liệu, cải thiện chức năng hệ thống vào tháng 10 và quảng bá và chấp nhận trên toàn quốc vào tháng 12,Chỉ trong vòng bốn tháng, các nhóm dự án của cả hai bên đã hoàn thành việc cung cấp và triển khai hệ thống.

Hệ thống lưu trữ kế toán điện tử đã mang lại giá trị sau cho Country Garden:

• toàn bộ cuộc sốngQuản lý chu kỳ：Tức là thông qua việc tạo ra hệ thống quản lý lưu trữ kế toán điện tử, tích hợp với hệ thống tài chính và hệ thống hình ảnh, đồng thời đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh của tập đoàn.Tạo ra giải pháp quản lý không cần giấy tờ cho toàn bộ quá trình dữ liệu kế toán điện tử từ khâu tiếp nhận, truyền tải, lưu trữ đến sử dụng.Xây dựng bản thiết kế cho việc quản lý lưu trữ điện tử kế toán trong suốt vòng đời
• Chia sẻ tập trung：Thông qua phân tích và khai thác dữ liệu,Thực hiện chia sẻ ở mức độ cao và sử dụng đa chiều các kho lưu trữ kế toán,Điều này sẽ làm giảm lượng dữ liệu mà nhân viên cần tra cứu, nâng cao chất lượng phân tích dữ liệu, tăng hiệu quả công việc và tăng cường quản lý doanh nghiệp, từ đó đạt được hiệu quả nâng cao trình độ quản lý chung của hồ sơ kế toán.
• Lưu trữ một cú nhấp chuột: Country Garden kết hợp dữ liệu của hệ thống kế toán để thực hiện quản lý phân cấp các tệp kế toán điện tử.Thực hiện phân loại và lưu trữ hồ sơ tự động.Và tích hợp nhiều thiết bị thu thập phần cứng để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu kế toán
• Sử dụng hiệu quả：Lưu trữ hồ sơ kế toán là để đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, sử dụng hợp lý có thể chỉ ra hướng phát triển kinh doanh trong tương lai. Với sự trợ giúp của kho dữ liệu, suy luận dữ liệu, AI và các công nghệ khác, doanh nghiệp có thể thực hiện tái sử dụng hồ sơ trong nhiều liên kết như kiểm toán tuân thủ, truy vấn phân loại dự án, lấy mẫu dữ liệu lịch sử, phân tích quyết toán thuế, v.v.Điều này mang lại khả năng không giới hạn cho việc ra quyết định kinh doanh, đánh giá chỉ số, cảnh báo rủi ro, v.v. của Country Garden.
• An toàn và đáng tin cậy:Ngoài những lợi thế tuyệt đối về hiệu quả cao và chi phí thấp, hệ thống lưu trữ kế toán điện tử của Country Garden còn được cải tiến toàn diện về mặt đảm bảo tính nguyên bản và toàn vẹn của lưu trữ kế toán, tính bảo mật khi lưu trữ và truyền tải, chống rò rỉ và chống giả mạo, cũng như xác thực danh tính.Đặc biệt về mặt đảm bảo an ninh, bảo mật ứng dụng hệ thống đạt được thông qua quản lý phân cấp quyền, xác thực danh tính thống nhất, xác minh chứng chỉ số, v.v.; bảo mật dữ liệu đạt được thông qua bảo vệ phục hồi sau thảm họa, mã hóa kho lưu trữ, thị thực điện tử, v.v.; bảo mật mạng đạt được theo quy định về bảo mật tài liệu của công ty và các yêu cầu quốc gia về bảo mật mạng lưu trữ.

Việc hiện thực hóa giá trị khách hàng là phần thưởng lớn nhất cho sản phẩm và dịch vụ. Country Garden đã tóm tắt giá trị của hệ thống lưu trữ kế toán điện tử trong 16 từ:Tiết kiệm chi phí, sử dụng hiệu quả, an toàn và tin cậy, tránh rủi ro.Đây không chỉ là lời khẳng định to lớn của Yonyou mà còn là sự khích lệ cho quá trình chuyển đổi và nâng cấp hoạt động kinh doanh, chuyển đổi số của chính đơn vị này.