Daphne: Kiểm soát nhóm và hoạt động dựa trên đám mây

Giới thiệu

Daphne International Holdings Limited trước đây được gọi là Yongen International Group Limited và được thành lập tại Hồng Kông vào năm 1987. Nhìn thấy tiềm năng to lớn của thị trường giày dép chất lượng cao của Trung Quốc, tập đoàn đã thành lập thương hiệu riêng "Daphne" vào năm 1990 để sản xuất và bán giày dép nữ. Năm 1995, Daphne International Holdings Limited đã tích hợp hoạt động kinh doanh tại đại lục và niêm yết thành công trên Sàn giao dịch chứng khoán Hồng Kông, trở thành một trong những thương hiệu nội địa thành công nhất của Trung Quốc.

Động lực chuyển đổi số

• Yêu cầu chuyển đổi: Hệ thống có thể triển khai nhanh chóng, không cần đầu tư phần cứng CNTT, không cần đội ngũ vận hành và bảo trì CNTT lớn, do đó tiết kiệm chi phí;
• Nhu cầu kế toán: thống nhất dữ liệu cơ bản của tập đoàn, chuẩn hóa các quy trình kinh doanh kế toán tài chính của tập đoàn, hình thành hệ thống kế toán thống nhất;
• Nhu cầu kiểm soát chi phí: Tối ưu hóa quy trình hoàn trả không chỉ có thể kiểm soát ngân sách trước và trong quá trình hoàn trả mà còn giúp việc hoàn trả cho nhân viên trở nên đơn giản và hiệu quả.

Ứng dụng cốt lõi

1. Hệ thống quản lý đám mây giúp tiết kiệm chi phí CNTT

Daphne có nhiều công ty con ở nhiều địa điểm khác nhau và khối lượng kinh doanh lớn. Chi phí triển khai độc lập lên tới hàng triệu đô la và khối lượng công việc bảo trì lớn, đòi hỏi một đội ngũ CNTT chuyên nghiệp gồm 10 người, chiếm gần 50% chi phí CNTT. Do đó, khi Daphne chọn hệ thống ERP, họ hy vọng có thể áp dụng triển khai đám mây, mà không cần phải cấu hình các đội bảo trì CNTT chuyên nghiệp tại mỗi công ty con và giảm hiệu quả đầu tư cơ sở phần cứng, giảm lãng phí tài nguyên CNTT và tiết kiệm chi phí.

Là một ERP đám mây doanh nghiệp sáng tạo, U8 Cloud không chỉ hỗ trợ triển khai đám mây công cộng và tiết kiệm chi phí CNTT mà còn triển khai nhanh chóng các hệ thống đám mây để hỗ trợ quá trình chuyển đổi của Daphne thành một doanh nghiệp có tài sản nhẹ.

2. Thống nhất các tập tin cơ bản và tập trung kế toán tài chính

Thông qua việc triển khai hệ thống đám mây U8, Daphne đã chuẩn hóa các tệp tin cơ bản và quy trình kinh doanh của tập đoàn, thiết lập hệ thống kế toán thống nhất cho toàn bộ tập đoàn, đảm bảo việc thực hiện các chính sách tài chính của tập đoàn và đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính tập trung.

3. Kiểm soát quy trình hoàn trả mạnh mẽ để hỗ trợ quản lý tinh vi

Thông qua định nghĩa quy trình của hệ thống đám mây U8, quy trình phê duyệt được thiết lập theo các mục thu nhập, chi tiêu và phạm vi số tiền, giúp quy trình quản lý hoàn trả của Daphne trở nên tinh tế và nhân văn hơn.

Ví dụ, khi nhân viên điền vào mẫu đơn hoàn trả chi phí đi lại, nếu số tiền hoàn trả dưới 3.000, chỉ cần trưởng phòng phê duyệt rồi chuyển đến bộ phận phải trả và thủ quỹ để phê duyệt; nếu số tiền hoàn trả trên 5.000, trưởng phòng phê duyệt rồi chuyển đến trưởng trung tâm tài chính rồi chuyển đến bộ phận phải trả và thủ quỹ để phê duyệt.

4. Hoàn trả cho tất cả nhân viên, hoàn trả đặc biệt, hoàn trả đơn giản, hoàn trả hiệu quả

Sau khi phân loại nhu cầu của các phòng ban khác nhau cho quy trình quản lý hoàn trả, Daphne đã tóm tắt và xây dựng 13 loại tài liệu hoàn trả theo các tình huống kinh doanh khác nhau. Kiểm soát các mục hoàn trả có thể điền vào các tài liệu hoàn trả, đơn giản hóa giao diện điền biểu mẫu hoàn trả và chỉ cần điền vào các trường cần thiết, để nhân viên không phải lo lắng về các vấn đề về chính sách khấu trừ thuế đầu vào trong quá trình hoàn trả, để nhân viên có thể hoàn trả một cách an tâm; đồng thời, nhân viên chỉ cần đăng nhập vào hệ thống hoàn trả toàn thể nhân viên của trụ sở chính Daphne và bằng cách chọn các tổ chức chịu chi phí khác nhau, có thể thu thập chính xác các khoản chi phí mà không cần phải chuyển đổi qua lại các hệ thống hoàn trả, giúp việc hoàn trả trở nên đơn giản và hiệu quả cho nhân viên.

5. Hoàn trả tổng quát kết hợp với quản lý ngân sách, kiểm soát ngân sách toàn diện và chính xác

Nói chung, việc hoàn trả cũng bao gồm hoạt động thanh toán/yêu cầu của công ty vào quản lý hoàn trả và kết hợp với quản lý ngân sách để đạt được kiểm soát ngân sách trước và trong quá trình thực hiện của tất cả các chi phí của công ty. Sẽ không hoàn trả nếu không có ngân sách.

Hoàn trả hiện không chỉ dành cho doanh nghiệp thanh toán cho nhân viên mà còn dành cho thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp. Kết hợp với kiểm soát ngân sách, các khoản chi phí không hợp lý có thể được kiểm soát trực tiếp khi điền vào biểu mẫu hoàn trả. Số liệu thực hiện ngân sách được tự động thu thập trực tiếp từ biểu mẫu hoàn trả, giúp phân tích thực hiện ngân sách dễ dàng hơn và đạt được ứng dụng trước ngân sách, kiểm soát ngân sách trong quá trình và phân tích thực hiện sau ngân sách của việc hoàn trả.

Giá trị ứng dụng

•  Triển khai đám mây:Tập đoàn đã tiết kiệm được 500.000 nhân dân tệ chi phí triển khai phần mềm và phần cứng CNTT và số lượng nhân viên bảo trì ERP đã giảm từ 4 xuống còn 1.

•  Kiểm soát thống nhất và kế toán tập trung:Thống nhất dữ liệu cơ bản, tối ưu hóa quy trình quản lý và đưa việc quyết toán hàng tháng lên sớm hơn 5 ngày.

•  Nền tảng hoàn trả thống nhất:Đơn giản hóa quy trình hoàn trả để kiểm soát chi phí chính xác và hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoàn trả của nhân viên theo 30%. Tăng cường kiểm soát ngân sách và giảm chi phí không hợp lý theo 50%.

Lời chứng thực của khách hàng

"U8 cloud, thế hệ ERP đám mây mới của Yonyou, đáp ứng nhu cầu của công ty chúng tôi để chuyển đổi từ thị trường cửa hàng vật lý cạnh tranh khốc liệt sang thị trường trực tuyến. Tập đoàn đã giảm tải bằng cách tối ưu hóa cấu trúc tài sản của mình. U8 cloud áp dụng mô hình đám mây, giúp giảm đầu tư phần cứng; không yêu cầu bảo trì, tiết kiệm chi phí nhân sự. Quản lý nhóm do U8 cloud cung cấp hỗ trợ các thay đổi quản lý doanh nghiệp lớn của công ty chúng tôi. Thông qua việc triển khai và ứng dụng các sản phẩm đám mây của U8, chúng tôi đã hoàn thành việc quản lý tài chính tập trung của công ty, cải thiện năng lực quản lý của các doanh nghiệp đa dạng, giảm rủi ro tài chính và đạt được sự kiểm soát toàn diện đối với tài chính của tập đoàn."

---Giám đốc dự án Daphne Peng Fuqing